ЭКЗОН: СМК — цифровая система менеджмента качества

Несколько лет назад наша организация начала поиск электронной системы для автоматизации процессов ФСК. Планировалось объединить все процессы системы качества в одном месте, обеспечить доступность информации.

Продуктовый портфель предприятия постоянно расширяется, требования GxP ужесточаются, поэтому количество бумажного документооборота росло в геометрической прогрессии. Это затраты на бумагу, хранение, утилизацию. Так же хотели исключить вероятность потери документов при пересылке с завода в московский офис.

Искали именно российское ПО. Выбрали ЭКЗОН: СМК, так как система на базе 1С — работать удобно и привычно. Дмитрий всё объяснил, рассказал, показал. Логика у ПО понятная, а любые вопросы оперативно решаются в чате поддержки.

Сейчас, благодаря ЭКЗОН: СМК мы автоматизировали процессы управления качеством, улучшился коммуникационный поток, появилось реагирование в режиме реального времени, увеличилась продуктивность, организован оперативный сбор статистических данных для дальнейшей обработки и принятия решений.

Есть шутка, что отдел качества занимается странными вещами и заставляет людей что-то делать. Когда мы выбирали электронную СМК, было важно, чтобы всем сотрудникам стало понятно, зачем они что-то делают и как им это сделать. Люди должны понимать, зачем мы ставим им задачи.

До перехода на ЭКЗОН: СМК сотрудники тонули в бумагах, а документы терялись при транспортировке с завода на завод. Очень много времени уходило на оформление бумаг и часто возникали ошибки. После внедрения процессы выполняются быстрее, задачи понятны каждому и документы не теряются. Плюс, больше не нужно отправлять бумаги курьерами.

Раньше в год у нас было 5-6 папок бумаги на каждый блок. Сейчас — максимум 1 папка, в основном на внешние коммуникации. В 6 раз уменьшилось количество бумажных документов. Раньше, чтобы подписать все бумаги по проведенному расследованию по отклонениям, уходил месяц. Сейчас подписание занимает максимум 3 дня.

Для нас очень важна интеграция с 1С и юзер-френдли интерфейс. Чтобы все было понятно и в процессе работы не думать, на какую кнопку нажимать. ЭКЗОН: СМК удобен и с точки зрения администрирования, и по части техподдержки. ПО соответствует 11 приложению и GmP и процессам СМК.

Валидация прошла в автоматическом режиме, это очень удобно. Нам помогли с миграцией процессов и переход на ПО прошел достаточно гладко. По началу была проблема: сотрудники не желали переходить на ЭКЗОН: СМК, но в итоге все соглашаются, что стало удобнее.

До ЭКЗОН: в рамках СМК мы работали с другим сервисом и поняли, что его нужно менять, т.к не хватало всего функционала. Были ограниченные возможности настраивать процессы под себя и интеграции с другим ПО, а интерфейс был не самым интуитивно понятным. Мы искали ПО по всему миру. Помимо функционала важна была обратная связь от разработчика, доступность консультаций, доработки и возможность кастомизации процессов под себя, не теряя полной прослеживаемость процессов.

В ЭКЗОН: СМК можно контролировать все действия, настраивать процессы под себя и в соответствии с GMP. Здесь мы получили полный набор элементов ФСК, понятный интерфейс, возможность обучения персонала и консультации по любым вопросам. Процессы настроены удобно. Я смотрю задачи, документы, проверяю документы — все интуитивно и понятно. Разумеется, внедрение и переход на новую систему требуют дополнительных усилий, но переход был оправдан.